Un conto del ristorante, un biglietto ferroviario, qualche chilometro con l’auto privata: il rimborso sembra semplice finché salari, certificato di salario, AVS e fisco non chiedono ciascuno la propria parte di spiegazioni.
Per il datore di lavoro svizzero, non si tratta soltanto di scegliere fra giustificativi e importo fisso. Occorre dapprima distinguere tre meccanismi: il rimborso dell’importo effettivamente pagato, il forfait per evento, per esempio per pasto o chilometro, e l’indennità forfettaria versata ogni mese o anno. Il trattamento non è identico.
In molte PMI, la soluzione migliore è mista: le spese importanti sono rimborsate su giustificativo, gli spostamenti frequenti possono seguire tariffe per singolo caso e i forfait periodici sono riservati alle funzioni che comportano effettivamente spese regolari.
In breve
- Il datore di lavoro deve assumere le spese necessarie imposte dall’esecuzione del lavoro; un accordo che le trasferisce al dipendente è nullo.
- Il rimborso effettivo su giustificativo resta il metodo di riferimento e il più facile da difendere durante un controllo.
- Un forfait per pasto, chilometro o giorno può ancora rientrare nelle «spese effettive» ai sensi del certificato di salario se sono rispettate le condizioni ufficiali.
- Un’indennità mensile o annuale per rappresentanza, automobile o infrastruttura privata deve corrispondere approssimativamente alle spese reali; un regolamento approvato ne rende molto più sicuro il trattamento.
- Anche con un regolamento approvato, le indennità forfettarie periodiche devono essere indicate al punto 13.2 del certificato di salario.
- Un forfait non è mai un supplemento salariale semplicemente rinominato. L’etichetta non fa sparire il contenuto: peccato, avrebbe semplificato molti controlli.
Quali spese deve rimborsare il datore di lavoro?
L’articolo 327a del Codice delle obbligazioni impone al datore di lavoro di rimborsare le spese necessarie all’esecuzione del lavoro. Quando il dipendente lavora fuori dal luogo abituale, possono essere comprese anche le spese necessarie di mantenimento. Un’indennità fissa è ammissibile se si basa su un accordo scritto, un contratto normale o un contratto collettivo e copre effettivamente tutte le spese necessarie.
Occorre quindi partire dalla causa della spesa. Un tragitto richiesto per visitare un cliente, un albergo durante una missione, un pasto imposto da una trasferta o l’uso professionale autorizzato di un veicolo privato costituiscono tipicamente spese professionali. Il tragitto ordinario casa-lavoro, una spesa di comodità personale o un pasto consumato nelle condizioni abituali non diventano invece spese aziendali per semplice decisione interna.
Questa distinzione tutela entrambe le parti. Un forfait insufficiente può lasciare sussistere un credito del dipendente verso il datore di lavoro. Viceversa, un’indennità senza corrispondenti spese professionali può essere riqualificata come salario imponibile e soggetto ai contributi sociali.
Tre metodi, non due
| Metodo | Esempio | Trattamento pratico | Punto d’attenzione |
|---|---|---|---|
| Spese effettive | Albergo, treno o pasto rimborsato secondo la ricevuta | Nota spese, giustificativo e motivo professionale | Onere amministrativo e qualità delle prove |
| Forfait per evento | CHF 0.75 al chilometro o importo fisso per pasto | Calcolo secondo il numero effettivo di chilometri, pasti o giorni di viaggio | Da non confondere con un’indennità periodica |
| Indennità forfettaria periodica | Forfait mensile per rappresentanza, automobile o infrastruttura privata | Importo versato regolarmente, senza nota spese per le spese coperte | Giustificazione economica, certificato di salario e regolamento approvato |
La distinzione centrale è questa: un’indennità calcolata per ogni spesa effettivamente sostenuta può essere trattata come rimborso effettivo anche se l’importo deriva da una tariffa. Un’indennità identica versata ogni mese indipendentemente dal numero di spostamenti rientra invece nelle spese forfettarie periodiche.
Rimborso effettivo: la soluzione più solida
Il rimborso su giustificativo consente di collegare ogni pagamento a una spesa, una data, una persona e un motivo professionale. È il metodo da privilegiare per alberghi, viaggi in aereo o treno, inviti a clienti e spese insolite.
Secondo le istruzioni 2026 per la compilazione del certificato di salario, gli importi non devono essere dettagliati quando tutte le condizioni previste sono rispettate. In linea di principio basta allora spuntare la casella del punto 13.1.1. I principali riferimenti sono:
| Spesa | Condizione o riferimento 2026 | Prova richiesta |
|---|---|---|
| Pernottamento | Rimborso del costo effettivo | Giustificativo |
| Pasto principale | Generalmente fino a CHF 35 per il costo effettivo, oppure CHF 30 secondo il forfait per caso previsto dalle istruzioni | Giustificativo per il costo effettivo; realtà della trasferta per il forfait per caso |
| Invito a clienti | Spesa professionale correttamente documentata | Fattura pagata e informazioni sui partecipanti e sullo scopo commerciale |
| Trasporti pubblici | Costo effettivo | Biglietto o altro giustificativo |
| Veicolo privato | Indennità chilometrica non superiore a CHF 0.75 | Conteggio dei chilometri e motivo dello spostamento |
| Piccole spese in viaggio | Giustificativo se possibile, altrimenti forfait giornaliero massimo di CHF 20 | Realtà del viaggio e controllo interno |
Questi limiti non dispensano dal dimostrare che la trasferta sia realmente avvenuta e rispondesse a un’esigenza professionale. Non costituiscono nemmeno un’autorizzazione generale a versare automaticamente il massimo. Se le condizioni non sono soddisfatte e nessun regolamento approvato copre la situazione, l’importo rimborsato va indicato al punto 13.1.1 del certificato di salario.
Indennità forfettarie: più semplici, ma più impegnative da progettare
Le indennità mensili o annuali sono opportune quando determinate funzioni comportano regolarmente piccole spese difficili da documentare: personale dirigente, servizio esterno o collaboratori che usano molto frequentemente il proprio veicolo privato per scopi professionali.
L’importo deve restare vicino alle spese effettivamente sostenute. Per le spese di rappresentanza, le direttive sul riconoscimento intercantonale prevedono che, quando l’indennità supera CHF 6’000 all’anno, non debba eccedere il 5% del salario lordo, remunerazioni variabili comprese, con un limite assoluto di CHF 24’000. Queste cifre sono limiti di riconoscimento, non un diritto automatico a ricevere il 5% del salario senza giustificazione.
Il regolamento modello aggiornato al 1° gennaio 2026 prevede inoltre, a determinate condizioni:
- un’indennità forfettaria mensile di CHF 50 per il necessario uso professionale dell’infrastruttura privata, in particolare computer, telefono, connessione Internet o materiale d’ufficio;
- un’indennità mensile massima di CHF 60 per la ricarica a domicilio di un veicolo aziendale elettrico.
Questi importi non sono franchigie distribuibili da qualsiasi impresa. Devono inserirsi in una situazione reale e, per rendere sicuro il trattamento, in un regolamento conforme e approvato. I forfait mensili o annuali vanno inoltre ridotti in caso di assenze ininterrotte superiori a quattro settimane per il periodo eccedente tale soglia, salvo le vacanze secondo il regolamento modello.
Che cosa cambia con l’approvazione fiscale?
La domanda di approvazione va presentata all’autorità fiscale del Cantone in cui ha sede il datore di lavoro. Un regolamento conforme ai modelli della Conferenza svizzera delle imposte è in linea di principio riconosciuto dagli altri Cantoni. Il certificato di salario deve allora menzionare al punto 15 il Cantone e la data dell’approvazione.
L’approvazione non rende però invisibili i forfait: l’importo delle indennità periodiche resta indicato al punto 13.2 del certificato di salario. Sul piano AVS, la cassa di compensazione può riprendere il regolamento fiscale se rispetta il diritto AVS e gli importi non sono manifestamente eccessivi. In altre parole, l’approvazione fiscale è una forte protezione, ma non uno scudo magico contro qualsiasi verifica sociale.
Confronto: quale metodo scegliere?
| Criterio | Spese effettive | Forfait per evento | Indennità periodica |
|---|---|---|---|
| Sicurezza fiscale e AVS | Elevata se le prove sono complete | Elevata se la spesa reale e i limiti sono rispettati | Buona con un’analisi seria e un regolamento approvato |
| Onere amministrativo | Più elevato | Moderato | Basso nel quotidiano, più elevato durante la progettazione e i controlli |
| Adeguamento alla spesa reale | Molto preciso | Preciso per unità | Approssimativo su un periodo |
| Caso ideale | Spese occasionali o importanti | Spostamenti e pasti frequenti, misurabili | Piccole spese regolari legate a determinate funzioni |
| Rischio principale | Giustificativo mancante o motivo privato | Uso automatico senza un evento reale | Riqualificazione come salario o forfait insufficiente |
Per una piccola impresa con spostamenti occasionali, il forfait mensile crea spesso più rischi del lavoro che elimina. Viceversa, chiedere uno scontrino per ogni piccola spesa a un direttore commerciale sul campo quattro giorni alla settimana può produrre un’amministrazione molto precisa, ma poco intelligente.
Esempio pratico: una PMI di consulenza
Una SA impiega dodici persone. Otto collaboratori si spostano raramente: biglietti, alberghi e pasti sono rimborsati al costo effettivo. Tre commerciali usano talvolta il proprio veicolo e registrano gli spostamenti. Per 1’200 chilometri professionali, l’indennità a CHF 0.75 ammonta a CHF 900; dieci pasti ammessi al forfait per caso di CHF 30 rappresentano CHF 300.
La direttrice sostiene inoltre piccole spese di rappresentanza ricorrenti. Dopo l’analisi di un periodo rappresentativo, l’impresa considera un’indennità annua di CHF 4’800, limitata a categorie di spesa precisamente definite. L’importo è difendibile soltanto se corrisponde alle spese previste, non si sovrappone ai rimborsi su giustificativo ed è correttamente integrato nel regolamento e nel certificato di salario.
La soluzione scelta è quindi mista: spese effettive per gli importi importanti, tariffe per evento per gli spostamenti misurabili e forfait periodico mirato alle sole piccole spese di rappresentanza della direzione.
Il metodo pratico in sette tappe
- Mappare le spese: trasporti, pasti, alberghi, rappresentanza, veicolo privato, telelavoro e altre spese.
- Distinguere le funzioni: un forfait uniforme per tutto il team è raramente coerente se i ruoli non generano le stesse spese.
- Scegliere l’unità giusta: giustificativo, chilometro, pasto, giorno di viaggio o periodo mensile/annuale.
- Misurare le spese reali: usare un periodo rappresentativo prima di fissare un’indennità periodica e conservare il ragionamento.
- Redigere il regolamento: definire spese coperte, esclusioni, approvazioni, giustificativi e divieto di doppio rimborso.
- Ottenere l’approvazione quando necessario: in particolare per forfait periodici o soluzioni che superano il quadro semplice delle istruzioni.
- Configurare e controllare: conti contabili, salari, punti 13.1/13.2/15 del certificato di salario, assenze prolungate e revisione annuale.
Gli errori più frequenti
- versare una cifra tonda a tutti i collaboratori, senza legame con le spese effettivamente sostenute;
- confondere spostamento professionale e tragitto ordinario casa-lavoro;
- rimborsare due volte la stessa spesa, una volta tramite forfait e una volta su giustificativo;
- omettere le indennità periodiche al punto 13.2 del certificato di salario;
- considerare l’approvazione fiscale automaticamente vincolante per l’AVS;
- fissare un’indennità così bassa da non coprire le spese necessarie imposte al dipendente;
- conservare un vecchio forfait quando la funzione, il grado di attività o la frequenza degli spostamenti sono cambiati.
Il punto di vista opposto: il forfait è sempre più semplice?
Il forfait riduce la registrazione quotidiana, ma sposta lo sforzo a monte: analisi delle spese, redazione, approvazione, impostazione dei salari e controllo periodico. Per poche note spese a trimestre, questo percorso non è generalmente conveniente.
L’amministrazione fiscale o la cassa AVS sosterranno che un importo senza spese corrispondenti costituisce salario. Il datore di lavoro opporrà il proprio regolamento, i dati storici e la realtà delle funzioni interessate. La sua argomentazione sarà tanto più solida quanto più precise sono le categorie coperte, bloccati i doppioni e rivalutati gli importi quando cambiano le circostanze.
Come Delta Conseil SA può accompagnarvi
Delta Conseil SA può esaminare le prassi attuali, distinguere i rimborsi effettivi dalle indennità forfettarie, preparare o aggiornare un regolamento spese, coordinarne la presentazione all’autorità cantonale e controllare le impostazioni contabili, salariali e dei certificati di salario.
Parlare con un consulenteIl diritto del lavoro, la fiscalità e l’AVS perseguono obiettivi diversi. Un’indennità fissa valida fra datore di lavoro e dipendente non è automaticamente esente da imposte o contributi. I contratti collettivi, le regole cantonali, l’imposizione alla fonte, le situazioni transfrontaliere e i fatti concreti possono modificare l’analisi.
Domande frequenti
La tariffa di CHF 0.75 al chilometro è obbligatoria?
No. È il riferimento previsto dalle istruzioni 2026 e dal regolamento modello della CSI per l’uso professionale di un veicolo privato. Il diritto del lavoro richiede la copertura delle spese necessarie; un contratto collettivo o una situazione particolare possono imporre un’analisi diversa.
Si può versare un forfait mensile senza regolamento approvato?
Non è automaticamente vietato, ma aumenta il rischio di contestazioni. Il forfait deve corrispondere alle spese effettive, essere dichiarato correttamente e resistere a un controllo fiscale e AVS. L’approvazione offre una sicurezza giuridica nettamente superiore.
Una carta di credito aziendale sostituisce i giustificativi?
No. Il regolamento modello riserva la carta alle spese professionali e prevede la conservazione dei giustificativi. Per gli inviti occorre inoltre documentare partecipanti, luogo, data e scopo commerciale.
Ogni dipendente in telelavoro può ricevere CHF 50 al mese senza imposte?
No. L’importo del regolamento modello riguarda il necessario uso professionale di un’infrastruttura privata e deve essere correttamente disciplinato. Il telelavoro scelto per comodità personale non crea automaticamente lo stesso diritto al rimborso.
Il dipendente può ancora dedurre fiscalmente spese già rimborsate?
La stessa spesa non può essere coperta due volte. Le deduzioni personali restano tuttavia esaminate dall’autorità di tassazione e alcune indicazioni del certificato di salario, in particolare le caselle F e G e le spese forfettarie, influenzano questa analisi.
Fonti ufficiali
- Codice delle obbligazioni, in particolare art. 327a e 327b
- AFC — Certificato di salario e regolamenti spese
- Istruzioni per la compilazione del certificato di salario, valide dal 1° gennaio 2026
- Regolamento modello per il rimborso delle spese, aggiornato al 1° gennaio 2026
- UFAS — Direttive sul salario determinante nell’AVS, AI e IPG
Aggiornamento: la verifica del 1° settembre 2026, che include lo stato al 1° maggio 2026 delle direttive AVS, non ha rilevato modifiche sostanziali delle regole esposte sopra.
Ultima verifica giuridica: 1° settembre 2026.
Avvertenza
Questa pubblicazione è fornita a titolo informativo e non costituisce una consulenza giuridica, fiscale, contabile o finanziaria individuale. La situazione deve essere valutata alla luce delle circostanze concrete e del diritto applicabile al momento della decisione.
Per maggiori informazioni, consultate le nostre Note legali e avvertenze.
