Ayant droit économique : comment documenter correctement l’actionnariat d’une SA ou d’une Sàrl ?

Dans une SA, les actionnaires ne figurent en principe pas au registre du commerce. Dans une Sàrl, les associés y sont publiés, mais cette publicité ne remplace pas le registre interne des parts sociales. Dans les deux cas, la société doit être capable d’expliquer qui détient juridiquement les titres ou les parts, qui les contrôle en dernier lieu et sur quelles pièces cette conclusion repose.

En pratique, le dossier se réduit parfois à un ancien tableau Excel, quelques procès-verbaux et un formulaire remis à la banque. Cela peut suffire tant que rien ne bouge. Lors d’une cession, d’une entrée d’investisseur, d’un contrôle, d’une succession ou d’une demande bancaire, les incohérences apparaissent assez vite — et rarement au moment le plus reposant.

Au 19 juin 2026, les obligations internes du Code des obligations restent applicables. Le Conseil fédéral a toutefois décidé le 12 juin 2026 que la nouvelle loi sur la transparence des personnes morales (LTPM) et le registre fédéral TranspaReg entreront en vigueur le 1^er octobre 2026. Le bon réflexe consiste donc à remettre le dossier en ordre selon le droit actuel, tout en collectant déjà les informations dont le nouveau régime aura besoin.

En bref

• Le registre des actions ou des parts sociales, la liste des ayants droit économiques et les pièces justificatives sont trois éléments distincts.
• Sous le droit actuel, l’acquisition atteignant ou dépassant 25 % du capital ou des droits de vote déclenche en principe une annonce dans le mois.
• Les pièces fondant les inscriptions doivent être conservées pendant dix ans après la radiation de la personne concernée.
• Dès le 1^er octobre 2026, la LTPM imposera une identification et une vérification plus actives du contrôle direct, indirect ou exercé d’une autre manière.
• Un formulaire bancaire, un extrait du registre du commerce ou un tableau de capitalisation ne remplace pas, à lui seul, le dossier sociétaire complet.

Trois questions différentes : propriétaire, ayant droit économique et organe

Une documentation fiable commence par la séparation de notions que les dossiers mélangent volontiers.

L’ayant droit économique est toujours une personne physique. Une holding peut être l’actionnaire direct d’une SA ; elle n’est pas pour autant l’être humain qui la contrôle en dernier lieu. Inversement, un administrateur inscrit au registre du commerce n’est pas nécessairement propriétaire ou bénéficiaire de l’entreprise.

Ce que le droit actuel exige jusqu’au 30 septembre 2026

Pour une SA : registre des actions et liste des ayants droit économiques

La SA tient un registre des actions nominatives indiquant le nom et l’adresse des propriétaires et des usufruitiers. L’inscription doit reposer sur une pièce établissant l’acquisition ou la constitution de l’usufruit. À l’égard de la société, est reconnu comme actionnaire ou usufruitier celui qui est inscrit au registre.

Pour une société non cotée, quiconque acquiert, seul ou de concert avec un tiers, une participation qui atteint ou dépasse 25 % du capital-actions ou des droits de vote doit annoncer à la société, dans le délai d’un mois, le prénom, le nom et l’adresse de la personne physique pour le compte de laquelle il agit en dernier lieu. Lorsque l’actionnaire direct est une personne morale ou une société de personnes, il faut remonter aux personnes physiques qui la contrôlent selon les critères légaux. Si aucune n’existe, ce fait doit être annoncé.

Pour une Sàrl : registre des parts, même si les associés figurent au registre du commerce

La Sàrl tient un registre des parts sociales accessible en tout temps en Suisse. Il mentionne le nom et l’adresse des associés, le nombre, la valeur nominale et les éventuelles catégories de leurs parts, ainsi que les usufruitiers et les créanciers gagistes. Les associés privés du droit de vote doivent être signalés comme tels.

L’obligation d’annoncer l’ayant droit économique est analogue : acquisition atteignant ou dépassant 25 % du capital social ou des droits de vote, annonce dans le mois et communication ultérieure de tout changement de prénom, de nom ou d’adresse dans les trois mois. La publicité des associés au registre du commerce ne remplace donc ni le registre interne ni l’analyse de l’ayant droit économique.

Pour un entrepreneur encore en raison individuelle, ces registres n’existent pas. La question apparaît avec la constitution d’une personne morale ; notre comparaison entre raison individuelle et Sàrl expose les autres conséquences de ce changement de structure.

Conservation et conséquences d’une annonce manquante

Les pièces justificatives du registre des actions, du registre des parts sociales et de la liste des ayants droit économiques doivent être conservées pendant dix ans après la radiation de la personne concernée. Les registres et listes doivent rester accessibles en tout temps en Suisse.

Le défaut d’annonce n’est pas purement décoratif. Les droits sociaux liés aux titres concernés sont suspendus tant que l’annonce n’est pas effectuée. Les droits patrimoniaux ne peuvent être exercés qu’après régularisation ; lorsque le délai d’un mois est dépassé, ceux qui sont nés avant l’annonce tardive s’éteignent. Le conseil d’administration ou la gérance doit empêcher l’exercice irrégulier de ces droits. Les violations intentionnelles des devoirs d’annonce ou de tenue des registres peuvent en outre entraîner une amende.

La méthode pratique pour constituer un dossier défendable

1. Réunir les documents de base. Extrait actuel du registre du commerce, statuts, acte de fondation, décisions d’augmentation ou de réduction du capital, registres existants et derniers procès-verbaux pertinents.
2. Réconcilier le capital. Le nombre de titres multiplié par leur valeur nominale doit correspondre au capital inscrit. Les catégories, privilèges et droits de vote doivent être calculés séparément : 25 % du capital et 25 % des voix ne donnent pas toujours le même résultat.
3. Vérifier chaque transfert. Contrat de cession, approbation sociale lorsqu’elle est nécessaire, preuve de transfert, certificat d’actions, succession, fusion ou autre titre juridique doivent expliquer chaque changement du registre. Un nom apparu dans un tableau sans pièce source reste une affirmation, pas une preuve.
4. Cartographier la chaîne de détention. Pour chaque actionnaire ou associé qui n’est pas une personne physique, remonter les niveaux jusqu’aux personnes physiques. Indiquer à chaque étage le pourcentage de capital, les droits de vote et le document de référence.
5. Examiner le contrôle hors capital. Pactes d’actionnaires, droits de veto, droits de nomination, conventions de vote, prêts convertibles, rapports fiduciaires et accords familiaux peuvent modifier la conclusion. Le registre des titres ne raconte pas toujours toute l’histoire.
6. Faire signer une déclaration cohérente. L’actionnaire ou l’associé confirme s’il agit pour son propre compte, identifie la personne physique concernée, décrit la chaîne de contrôle et s’engage à annoncer les changements. La déclaration doit être datée et rattachée aux pièces contrôlées.
7. Valider, dater et versionner. Une note de contrôle indique qui a examiné le dossier, à quelle date, quelles sources ont été utilisées et quelles questions restent ouvertes. Les anciennes versions ne sont pas écrasées : elles documentent l’historique.
8. Mettre à jour sur événement. Cession, augmentation de capital, décès, changement d’adresse, nouveau pacte, restructuration ou modification des droits de vote déclenchent une revue. Une confirmation annuelle est un bon contrôle interne, mais elle ne remplace pas l’actualisation immédiate requise lorsqu’un fait change.

Le contenu minimal du dossier

Exemples : le seuil de 25 % n’est pas toujours un simple produit en croix

SA détenue directement par deux personnes

Madame A détient 60 % du capital et des voix, Monsieur B 40 %, tous deux pour leur propre compte. Les deux atteignent le seuil et doivent être documentés comme ayants droit économiques. Le registre des actions, leurs déclarations et les actes de souscription ou de transfert doivent concorder.

SA détenue par une holding

Holding SA détient 80 % de PME SA. Madame C contrôle 60 % de Holding SA. Le dossier ne peut pas s’arrêter au nom de Holding SA : il doit montrer comment Madame C exerce le contrôle à travers l’intermédiaire. Sous la LTPM, le contrôle indirect se teste à chaque niveau selon les critères légaux ; multiplier mécaniquement 60 % par 80 % n’est pas toujours la bonne méthode.

Actionnariat dispersé

Cinq personnes détiennent chacune 20 % et aucun pacte, droit de veto ou accord de concert n’existe. Le droit actuel et la future LTPM ne posent pas exactement la même question. Dès octobre 2026, la société devra d’abord rechercher un contrôle exercé d’une autre manière ; si personne ne peut être identifié, le membre le plus haut placé de l’organe de direction sera annoncé à titre subsidiaire. Il ne faut donc pas désigner automatiquement le président avant d’avoir documenté l’absence de contrôle réel.

Ce qui changera avec la LTPM au 1er octobre 2026

Le nouveau régime ne se limite pas à déplacer une liste interne dans un registre fédéral. La société devra identifier activement ses ayants droit économiques, vérifier leur identité et leur qualité avec la diligence requise, documenter les informations et les annoncer à TranspaReg.

Les informations et justificatifs du nouveau régime devront être conservés dix ans après la perte de la qualité d’ayant droit économique. Les anciennes listes établies sous le Code des obligations ne devront pas être jetées lors du passage à TranspaReg : la LTPM prévoit également leur conservation pendant dix ans à compter de son entrée en vigueur.

Un dossier actuel bien tenu constituera une excellente base, mais pas un passeport automatique. La notion de contrôle et les données à collecter sont plus larges sous la LTPM. La société devra donc revoir les déclarations existantes, demander les informations manquantes et documenter sa propre vérification.

Les erreurs les plus fréquentes

• Confondre registre du commerce et registre interne. Le premier ne publie pas l’actionnariat d’une SA et ne remplace pas le registre des parts d’une Sàrl.
• Inscrire une société comme ayant droit économique. L’analyse doit aboutir à une personne physique, sous réserve des règles particulières liées aux sociétés cotées.
• Calculer uniquement le capital. Les droits de vote, catégories privilégiées et actions de concert peuvent modifier le résultat.
• Conserver un formulaire sans les pièces sous-jacentes. Une déclaration non étayée ne permet pas de vérifier une chaîne complexe.
• Écraser l’historique. Le dossier doit permettre de reconstituer qui détenait et contrôlait la société à une date antérieure.
• Confondre l’ayant droit économique de la société avec celui des avoirs bancaires. Les formulaires de la banque répondent à ses obligations LBA ; ils ne remplacent pas les registres sociétaires.
• Surcollecter et mal protéger les données. Copies d’identité, dates de naissance et nationalités exigent des accès limités, un canal sécurisé et une durée de conservation maîtrisée conformément à la LPD.

Le point de vue contraire : faut-il vraiment constituer un dossier lourd ?

Pour une Sàrl familiale détenue directement par deux personnes physiques, demander des extraits certifiés de plusieurs juridictions et rédiger une analyse de vingt pages serait disproportionné. Le droit actuel n’impose pas encore à chaque société le niveau de vérification active prévu par la LTPM.

La société peut donc défendre une approche fondée sur le risque : documents simples pour une structure simple ; vérifications plus poussées lorsqu’une holding étrangère, un pacte, une fiducie, un trust ou des informations contradictoires interviennent. L’argument inverse, que pourrait soutenir une autorité ou un cocontractant, est tout aussi solide : si le dossier ne permet pas de comprendre le contrôle, la société n’a pas documenté sa conclusion. La proportionnalité réduit la paperasse inutile ; elle ne dispense pas de preuve.

Comment Delta Conseil SA peut vous accompagner

Delta Conseil SA peut contrôler la concordance entre registres, capital et pièces de transfert, cartographier une chaîne de détention, préparer les déclarations nécessaires et constituer un dossier de suivi. Pour une structure complexe, un pacte d’actionnaires sensible ou une situation internationale, nous coordonnons si nécessaire l’analyse avec un juriste, un avocat ou un autre spécialiste.

Questions fréquentes

Les actionnaires d’une SA sont-ils publics ?

En principe non. Ils ne figurent pas au registre du commerce comme tels. La SA doit toutefois connaître ses actionnaires nominatifs au moyen de son registre interne et documenter les ayants droit économiques soumis à l’obligation d’annonce.

L’extrait du registre du commerce suffit-il pour une Sàrl ?

Non. Il permet de vérifier les associés inscrits et les organes, mais la société doit aussi tenir son registre des parts sociales, avec le nombre, la valeur nominale, les catégories éventuelles, les usufruitiers et les créanciers gagistes.

Le seuil s’applique-t-il à exactement 25 % ?

Oui. Le droit actuel vise une participation qui atteint ou dépasse 25 % du capital ou des droits de vote. La future LTPM retient également une participation égale ou supérieure à 25 %.

Le formulaire signé pour la banque remplace-t-il la déclaration à la société ?

Non. Il peut constituer un indice ou une pièce du dossier, mais les obligations de la banque et celles de la société ne se confondent pas. Les notions examinées et les informations demandées peuvent différer.

Faut-il demander une nouvelle déclaration chaque année ?

Aucune règle générale n’impose une confirmation annuelle uniforme à toutes les SA et Sàrl. Les changements doivent être traités dans les délais légaux. Une revue annuelle reste une mesure de contrôle utile, surtout si la structure comporte plusieurs niveaux ou si les contacts avec les détenteurs sont peu fréquents.

Sources officielles

• Code des obligations (RS 220), notamment art. 686, 697j à 697m, 790 et 790a.
• Code pénal suisse (RS 311.0), notamment art. 327 et 327a dans leur teneur applicable avant l’entrée en vigueur de la LTPM.
• Loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l’identification des ayants droit économiques (LTPM), texte adopté le 26 septembre 2025.
• Ordonnance sur la transparence des personnes morales (OTPM), version publiée avec la décision du 12 juin 2026.
• Communiqué du Conseil fédéral du 12 juin 2026 sur l’entrée en vigueur au 1^er octobre 2026.
• Présentation officielle de l’ayant droit économique et des types de contrôle.

Dernière vérification juridique : 2 septembre 2026.

Avertissement

Cette publication est fournie à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, comptable ou financier individualisé. La situation doit être appréciée au regard des circonstances concrètes et du droit applicable au moment de la décision.

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