Chiusura contabile 2025: i controlli prima di chiudere i conti

La chiusura contabile non consiste semplicemente nel bloccare un esercizio nel software. Occorre prima verificare che i conti 2025 siano completi, attribuiti al periodo corretto, documentati e coerenti con la realtà economica dell’impresa.

Per una SA o una Sagl, i conti annuali servono alla direzione, agli azionisti o soci, all’ufficio di revisione, alle autorità fiscali e spesso alle banche. Un errore di periodo, un credito inesigibile dimenticato o un conto corrente azionista trattato male possono quindi avere effetti ben oltre una semplice riga contabile.

Ecco i controlli essenziali prima di finalizzare definitivamente i conti al 31 dicembre 2025.

Perché la chiusura impegna anche la direzione

Il diritto contabile svizzero richiede che i conti presentino la situazione economica dell’impresa in modo da consentire a terzi di formarsi un giudizio attendibile. SA e Sagl devono allestire conti annuali comprendenti almeno bilancio, conto economico e allegato previsto dalla legge.

La preparazione può essere affidata a una fiduciaria, ma la responsabilità degli organi non scompare con l’esternalizzazione. Il consiglio d’amministrazione di una SA conserva in particolare l’alta vigilanza e l’organizzazione della contabilità e del controllo finanziario. Nella Sagl, doveri analoghi spettano ai gerenti.

Per un esercizio chiuso il 31 dicembre 2025, l’assemblea generale ordinaria di una SA deve in linea di principio tenersi entro sei mesi dalla chiusura. Ciò non significa che sia ragionevole aspettare giugno per cercare le fatture mancanti: più passa il tempo, più le spiegazioni diventano creative e meno probanti.

1. Verificare completezza e periodo corretto

La delimitazione di ricavi e costi

La prima domanda non è «quando è stata ricevuta la fattura?», ma «a quale esercizio appartiene la prestazione?». Ricavi e costi vanno attribuiti al periodo cui si riferiscono.

• Una prestazione svolta a dicembre 2025 ma fatturata a gennaio 2026 deve in linea di principio essere inclusa nei ricavi 2025.
• Una fattura fornitore ricevuta a gennaio 2026 per una prestazione fornita a dicembre va contabilizzata nei costi 2025.
• Un’assicurazione pagata a dicembre 2025 per tutto il 2026 costituisce un costo anticipato e non deve ridurre interamente il risultato 2025.

Rivedete fatture emesse e ricevute attorno alla chiusura, abbonamenti, locazioni, onorari, lavori in corso, bonus, commissioni e contratti pluriennali. I ratei e risconti devono essere calcolati su una base verificabile, non con una cifra tonda scelta perché «sembra più o meno giusta».

Documenti mancanti e registrazioni insolite

Individuate registrazioni prive di giustificativo, doppioni, conti transitori e movimenti importanti o insoliti. Un software ben tenuto garantisce la tracciabilità di ciò che è stato inserito; non può indovinare ciò che non gli è mai stato trasmesso.

2. Riconciliare i conti con fonti esterne

Le differenze vanno spiegate e documentate. Una differenza irrisolta non diventa corretta perché è piccola; diventa soltanto un errore di piccolo importo. La materialità aiuta a stabilire le priorità, ma non sostituisce l’analisi della causa.

3. Rivalutare gli attivi: debitori, scorte e immobilizzazioni

Crediti verso clienti

Analizzate anzianità delle fatture, solleciti, esecuzioni, contestazioni e pagamenti ricevuti dopo la chiusura. Un credito seriamente compromesso richiede una rettifica di valore individuale. Un forfait generale può completare l’analisi quando le condizioni contabili e fiscali lo consentono, ma non deve nascondere un debitore manifestamente inesigibile.

Scorte e lavori in corso

Le scorte contabili devono essere riconciliate con un inventario affidabile. Occorre individuare merci obsolete, danneggiate, invendibili o con valore realizzabile inferiore al costo registrato. Per le prestazioni in corso, il metodo di valutazione deve essere coerente fra esercizi e sostenuto da rilevazioni delle ore, stati di avanzamento o altre prove.

Immobilizzazioni e ammortamenti

Controllate esistenza e uso di macchinari, veicoli, attrezzature informatiche, software e allestimenti iscritti a bilancio. I beni venduti o dismessi vanno eliminati. Gli ammortamenti devono riflettere uso e perdita di valore, considerando le aliquote fiscalmente ammesse. Un ammortamento contabilmente prudente non è automaticamente deducibile fiscalmente nella stessa misura.

4. Riconciliare salari, oneri sociali e IVA

Salari e assicurazioni sociali

Il totale di salari lordi, indennità, vantaggi in natura e trattenute deve corrispondere a conti salariali, certificati di salario, dichiarazioni AVS, conteggi LAINF, indennità giornaliere di malattia, LPP e, se del caso, imposta alla fonte. Verificate anche ferie, ore supplementari, bonus o commissioni maturati al 31 dicembre ma non ancora pagati.

Concordanza IVA

Il fatturato contabile deve essere riconciliato con quello dichiarato all’IVA, distinguendo aliquote, operazioni esenti, prestazioni escluse, vendite di immobilizzazioni, consumo proprio, imposta sull’acquisto e rettifiche dell’imposta precedente. L’AFC richiede che gli errori constatati durante l’allestimento dei conti annuali siano corretti al più tardi nel periodo di rendiconto in cui cade il 180° giorno successivo alla fine dell’esercizio.

Per un esercizio chiuso il 31 dicembre 2025, il termine di finalizzazione IVA non va quindi confuso con un’autorizzazione ad aspettare l’ultimo momento. Una correzione tardiva può comportare interessi e complicare inutilmente il dossier.

5. Esaminare accantonamenti e rapporti con persone vicine

Accantonamenti: prudenza contabile, prova fiscale

Un accantonamento presuppone un evento passato che crea un obbligo probabile o un rischio identificabile di importo o scadenza incerti. Controversie, garanzie, lavori di ripristino o costi già causati possono giustificarlo quando i fatti sono documentati.

Una spesa futura decisa liberamente, per esempio una campagna marketing prevista per il 2026, non diventa invece un costo 2025 soltanto perché esiste un budget. L’autorità fiscale può reintegrare un accantonamento o una rettifica di valore insufficientemente giustificati, anche se contabilizzati nei conti commerciali.

Conti correnti di azionisti o soci

Riconciliate il saldo con movimenti privati, rimborsi spese, apporti, prelievi, dividendi e salari. Verificate l’esistenza di un contratto, le condizioni di rimborso e la remunerazione. Per l’esercizio 2025, i tassi d’interesse fiscalmente ammessi pubblicati dall’AFC per il 2025 restano il riferimento pertinente; i tassi 2026 pubblicati successivamente non vanno applicati retroattivamente alla chiusura 2025.

Un anticipo senza interessi o insufficientemente remunerato a favore di un azionista può essere qualificato come prestazione valutabile in denaro. Viceversa, un interesse eccessivo versato a una persona vicina può essere contestato. La controparte, qui l’autorità fiscale, esaminerà sostanza economica, solvibilità, garanzie e condizioni che sarebbero state concordate fra terzi indipendenti, non soltanto il nome del conto.

6. Non confondere utile, liquidità e salute finanziaria

Un utile contabile non garantisce che l’impresa possa pagare salari, fornitori o imposte. La direzione deve elaborare una previsione di tesoreria a breve termine, censire le scadenze importanti e verificare la sufficienza dei finanziamenti.

Per una SA, gli articoli 725 e seguenti del Codice delle obbligazioni impongono al consiglio d’amministrazione di sorvegliare la solvibilità e reagire in caso di rischio d’insolvenza. Se i conti mostrano una perdita di capitale ai sensi dell’articolo 725a CO, occorre adottare misure. Se vi sono seri motivi di ritenere un’eccedenza di debiti, vanno allestiti conti intermedi e seguita la procedura dell’articolo 725b CO. Queste regole si applicano anche alle Sagl per rinvio legale.

L’argomento «l’attività ripartirà» può sostenere un piano di risanamento, ma non sostituisce ipotesi quantificate né le misure imposte dalla legge. In caso di dubbio, occorre agire rapidamente con la fiduciaria, l’ufficio di revisione e, se necessario, uno specialista giuridico.

7. Finalizzare il dossier di chiusura

Prima di chiudere l’esercizio, preparate un dossier contenente almeno:

• il bilancio di verifica definitivo e i mastri utili;
• le riconciliazioni bancarie e gli inventari di cassa;
• gli elenchi di debitori e creditori con i controlli effettuati;
• l’inventario di scorte, immobilizzazioni e lavori in corso;
• i calcoli di ratei e risconti, ammortamenti, rettifiche di valore e accantonamenti;
• le concordanze di salari, assicurazioni sociali e IVA;
• i contratti di prestito e leasing e i conti correnti delle persone vicine;
• il calcolo delle imposte, il progetto di allegato e le decisioni di destinazione del risultato;
• gli elementi relativi a eventi significativi successivi alla chiusura.

Prevedete poi la revisione applicabile. La revisione ordinaria è richiesta in particolare quando due delle tre soglie legali, CHF 20 milioni di totale di bilancio, CHF 40 milioni di fatturato e 250 posti a tempo pieno, sono superate per due esercizi consecutivi. Le altre società sono in linea di principio soggette a revisione limitata, salvo valida rinuncia quando sono soddisfatte le condizioni dell’opting-out.

Infine, libri, documenti contabili, relazioni sulla gestione e relazioni di revisione vanno generalmente conservati per dieci anni. La conservazione elettronica è possibile se sono garantite integrità, disponibilità e leggibilità. Termini speciali più lunghi possono applicarsi a determinati documenti, in particolare per l’IVA immobiliare.

Un metodo semplice in quattro tappe

1. Raccogliere: chiedere estratti, fatture, inventari, contratti e informazioni mancanti.
2. Riconciliare: confrontare ogni saldo importante con una fonte indipendente o un dettaglio giustificativo.
3. Valutare: analizzare il valore degli attivi, i rischi, i costi da attribuire e gli obblighi verso persone vicine.
4. Validare: rileggere i conti con la direzione, documentare le scelte, trattare gli allarmi e preparare l’approvazione.

La sequenza sembra elementare. Evita però gran parte delle chiusure interminabili dovute all’aver iniziato a contabilizzare rettifiche prima di raccogliere i fatti.

Come Delta Conseil SA può accompagnarvi

Delta Conseil SA può organizzare la raccolta dei documenti, effettuare le riconciliazioni, preparare le registrazioni di chiusura, allestire i conti annuali e l’allegato, eseguire le concordanze IVA e salari, poi coordinare gli scambi con l’ufficio di revisione e le autorità fiscali. Il perimetro viene adattato alle dimensioni dell’impresa e alla qualità della contabilità corrente.

Domande frequenti

Una fattura ricevuta nel 2026 può ancora essere contabilizzata nel 2025?

Sì, se la prestazione riguarda economicamente l’esercizio 2025. Va allora registrata come costo 2025, generalmente tramite un creditore o un passivo transitorio secondo le informazioni disponibili.

Si può costituire un accantonamento soltanto per ridurre l’utile imponibile?

No. L’accantonamento deve corrispondere a un rischio o obbligo fondato su fatti già avvenuti ed essere stimato in modo difendibile. L’autorità fiscale può reintegrare un accantonamento non giustificato commercialmente.

La fiduciaria assume da sola la responsabilità della chiusura?

No. La fiduciaria risponde della corretta esecuzione del mandato, ma gli organi societari conservano i propri doveri legali. Devono trasmettere informazioni complete, esaminare i conti e agire quando compaiono segnali d’allarme.

Occorre correggere subito una differenza IVA scoperta alla chiusura?

Sì. La correzione deve essere trasmessa con un rendiconto rettificativo al più tardi nel periodo in cui cade il 180° giorno dopo la fine dell’esercizio. È preferibile correggere non appena la differenza è accertata.

Per quanto tempo conservare il dossier di chiusura?

Generalmente dieci anni secondo il Codice delle obbligazioni. Alcune regole fiscali prevedono durate particolari, in particolare per documenti relativi a immobili in materia di IVA.

Fonti ufficiali

• Codice delle obbligazioni, in particolare art. 716a, da 725 a 725b, 810, da 957 a 958f e 699
• Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc)
• Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto, in particolare art. 70 e 72
• AFC — Controllo IVA e concordanza annuale
• AFC — Promemoria sugli ammortamenti per l’imposta federale diretta
• AFC — Lettere circolari sui tassi d’interesse fiscalmente ammessi, comprese quelle applicabili al 2025
• Portale PMI della SECO — Ufficio di revisione e tipi di controllo

Data editoriale di pubblicazione: 16 gennaio 2026.

Ultima verifica giuridica: 1° settembre 2026.