Zamknięcie ksiąg za 2025 r.: kontrole przed zakończeniem roku

Zamknięcie ksiąg nie polega wyłącznie na zablokowaniu roku w programie. Najpierw trzeba sprawdzić, czy dane za 2025 r. są kompletne, przypisane do właściwego okresu, udokumentowane i zgodne z ekonomiczną rzeczywistością firmy.

W SA lub Sàrl roczne sprawozdanie służy kierownictwu, akcjonariuszom lub wspólnikom, audytorowi, organom podatkowym i często bankom. Błąd okresu, pominięta nieściągalna należność lub źle rozliczony rachunek bieżący udziałowca mogą więc mieć skutki znacznie wykraczające poza pojedynczy zapis.

Oto najważniejsze kontrole przed ostatecznym zamknięciem ksiąg na 31 grudnia 2025 r.

Dlaczego zamknięcie angażuje również kierownictwo

Szwajcarskie prawo rachunkowe wymaga przedstawienia sytuacji ekonomicznej firmy tak, by osoba trzecia mogła wyrobić sobie wiarygodną opinię. SA i Sàrl muszą sporządzać roczne sprawozdanie obejmujące co najmniej bilans, rachunek wyników i ustawową informację dodatkową.

Przygotowanie można powierzyć biuru księgowemu, ale outsourcing nie usuwa odpowiedzialności organów. Rada administracyjna SA zachowuje zwłaszcza najwyższy nadzór oraz organizację rachunkowości i kontroli finansowej. W Sàrl podobne obowiązki spoczywają na zarządzających.

Dla roku zakończonego 31 grudnia 2025 r. zwyczajne walne zgromadzenie SA powinno zasadniczo odbyć się w ciągu sześciu miesięcy od zamknięcia. Nie oznacza to, że rozsądnie jest czekać do czerwca z szukaniem brakujących faktur: im więcej czasu mija, tym bardziej twórcze i mniej przekonujące stają się wyjaśnienia.

1. Sprawdzić kompletność i właściwy okres

Przypisanie przychodów i kosztów do okresu

Pierwsze pytanie nie brzmi „kiedy otrzymano fakturę?”, lecz „którego roku dotyczy świadczenie?”. Przychody i koszty należy przypisać do okresu, którego dotyczą.

• Usługę wykonaną w grudniu 2025 r., ale zafakturowaną w styczniu 2026 r., zasadniczo należy uwzględnić w przychodach 2025 r.
• Fakturę dostawcy otrzymaną w styczniu 2026 r. za świadczenie z grudnia należy ująć w kosztach 2025 r.
• Ubezpieczenie opłacone w grudniu 2025 r. za cały 2026 r. jest kosztem opłaconym z góry i nie powinno w całości zmniejszać wyniku 2025 r.

Przejrzyj faktury wystawione i otrzymane wokół daty zamknięcia, abonamenty, czynsze, honoraria, prace w toku, premie, prowizje i umowy wieloletnie. Rozliczenia międzyokresowe należy obliczać na weryfikowalnej podstawie, a nie według okrągłej kwoty wybranej, bo „wydaje się mniej więcej właściwa”.

Brakujące dokumenty i nietypowe zapisy

Wskaż zapisy bez dowodów, duplikaty, konta przejściowe oraz duże lub nietypowe operacje. Dobrze prowadzony system zapewnia śledzenie tego, co wpisano; nie odgadnie tego, czego nigdy nie otrzymał.

2. Uzgodnić konta ze źródłami zewnętrznymi

Różnice trzeba wyjaśnić i udokumentować. Nierozwiązana różnica nie staje się prawidłowa dlatego, że jest mała; staje się jedynie błędem o małej wartości. Istotność pomaga ustalać priorytety, ale nie zastępuje analizy przyczyny.

3. Ponownie wycenić aktywa: należności, zapasy i aktywa trwałe

Należności od klientów

Przeanalizuj wiek faktur, monity, egzekucje, spory i płatności po zamknięciu. Poważnie zagrożona należność wymaga indywidualnego odpisu. Ogólny odpis może uzupełnić analizę, jeśli dopuszczają to warunki księgowe i podatkowe, ale nie powinien maskować oczywiście nieściągalnej należności.

Zapasy i prace w toku

Stan księgowy zapasów należy uzgodnić z wiarygodną inwentaryzacją. Trzeba wykryć towary przestarzałe, uszkodzone, niesprzedawalne lub takie, których wartość możliwa do uzyskania spadła poniżej kosztu ewidencyjnego. Dla usług w toku metoda wyceny powinna być spójna między latami i oparta na ewidencji godzin, raportach postępu lub innych dowodach.

Aktywa trwałe i amortyzacja

Sprawdź istnienie i używanie maszyn, pojazdów, sprzętu IT, oprogramowania i wyposażenia ujętego w bilansie. Sprzedane lub wycofane składniki należy usunąć. Amortyzacja powinna odzwierciedlać używanie i spadek wartości, uwzględniając stawki dopuszczalne podatkowo. Ostrożny odpis księgowy nie jest automatycznie podatkowo odliczalny w tej samej wysokości.

4. Uzgodnić płace, składki i VAT

Płace i ubezpieczenia społeczne

Suma płac brutto, dodatków, świadczeń rzeczowych i potrąceń powinna odpowiadać kontom płacowym, zaświadczeniom o wynagrodzeniu, deklaracjom AVS, rozliczeniom ubezpieczenia wypadkowego, dziennych świadczeń chorobowych, LPP i ewentualnie podatku u źródła. Sprawdź też urlopy, nadgodziny, premie i prowizje należne na 31 grudnia, ale jeszcze niewypłacone.

Uzgodnienie VAT

Obroty księgowe trzeba uzgodnić z obrotami zadeklarowanymi dla VAT, rozróżniając stawki, transakcje zwolnione, świadczenia wyłączone, sprzedaż aktywów trwałych, użytek własny, podatek od nabycia i korekty podatku naliczonego. Federalna Administracja Podatkowa wymaga korekty błędów stwierdzonych przy sporządzaniu rocznego sprawozdania najpóźniej w okresie rozliczeniowym, w którym przypada 180. dzień po końcu roku.

Dla roku zakończonego 31 grudnia 2025 r. terminu ostatecznego uzgodnienia VAT nie należy więc mylić z pozwoleniem na czekanie do ostatniej chwili. Późna korekta może oznaczać odsetki i niepotrzebnie komplikować sprawę.

5. Zbadać rezerwy i relacje z podmiotami powiązanymi

Rezerwy: ostrożność księgowa, dowody podatkowe

Rezerwa zakłada zdarzenie przeszłe tworzące prawdopodobne zobowiązanie lub identyfikowalne ryzyko o niepewnej kwocie lub terminie. Spory, gwarancje, prace naprawcze lub koszty już spowodowane mogą ją uzasadniać, jeśli fakty są udokumentowane.

Natomiast przyszły wydatek swobodnie zaplanowany, na przykład kampania marketingowa na 2026 r., nie staje się kosztem 2025 r. tylko dlatego, że istnieje budżet. Organ podatkowy może doliczyć niedostatecznie uzasadnioną rezerwę lub odpis, nawet jeśli ujęto je w księgach handlowych.

Rachunki bieżące akcjonariuszy lub wspólników

Uzgodnij saldo z operacjami prywatnymi, zwrotami kosztów, wkładami, wypłatami, dywidendami i wynagrodzeniami. Sprawdź umowę, warunki spłaty i oprocentowanie. Dla 2025 r. właściwe pozostają stopy akceptowane podatkowo opublikowane przez Federalną Administrację Podatkową na 2025 r.; później opublikowanych stawek 2026 nie wolno stosować wstecz do zamknięcia 2025 r.

Nieoprocentowana lub zbyt nisko oprocentowana zaliczka dla udziałowca może zostać uznana za świadczenie o wartości pieniężnej. Z kolei nadmierne odsetki wypłacane osobie powiązanej mogą być zakwestionowane. Druga strona, tu organ podatkowy, oceni treść ekonomiczną, wypłacalność, zabezpieczenia i warunki, które uzgodniłyby niezależne strony, a nie tylko nazwę konta.

6. Nie mylić zysku, płynności i kondycji finansowej

Zysk księgowy nie gwarantuje, że firma zapłaci wynagrodzenia, dostawcom lub podatki. Kierownictwo powinno przygotować krótkoterminową prognozę płynności, zestawić istotne terminy i sprawdzić wystarczalność finansowania.

W SA art. 725 i następne kodeksu zobowiązań nakazują radzie administracyjnej monitorować wypłacalność i reagować na zagrożenie niewypłacalnością. Jeśli sprawozdanie pokazuje utratę kapitału w rozumieniu art. 725a CO, trzeba podjąć działania. Przy poważnych podstawach podejrzenia nadmiernego zadłużenia należy sporządzić sprawozdanie śródroczne i zastosować procedurę z art. 725b CO. Przepisy te stosuje się również do Sàrl na mocy odesłania ustawowego.

Argument „działalność się odbije” może wspierać plan naprawczy, ale nie zastępuje liczbowych założeń ani działań wymaganych prawem. W razie wątpliwości trzeba szybko działać z biurem księgowym, audytorem i, jeśli potrzeba, specjalistą prawnym.

7. Skompletować dokumentację zamknięcia

Przed zamknięciem roku przygotuj dokumentację obejmującą co najmniej:

• ostateczne zestawienie obrotów i sald oraz potrzebne księgi główne;
• uzgodnienia bankowe i spisy gotówki;
• wykazy należności i zobowiązań z wykonanymi kontrolami;
• inwentaryzację zapasów, aktywów trwałych i prac w toku;
• obliczenia rozliczeń międzyokresowych, amortyzacji, odpisów i rezerw;
• uzgodnienia płac, ubezpieczeń społecznych i VAT;
• umowy kredytów i leasingów oraz rachunki bieżące podmiotów powiązanych;
• obliczenie podatków, projekt informacji dodatkowej i decyzje o podziale wyniku;
• informacje o istotnych zdarzeniach po zamknięciu.

Następnie zaplanuj właściwe badanie. Zwykłe badanie jest wymagane zwłaszcza po przekroczeniu dwóch z trzech progów ustawowych — CHF 20 mln sumy bilansowej, CHF 40 mln obrotu i 250 pełnych etatów — przez dwa kolejne lata. Pozostałe spółki zasadniczo podlegają badaniu ograniczonemu, chyba że ważnie z niego zrezygnowano przy spełnieniu warunków opting-out.

Księgi, dowody księgowe, sprawozdania z działalności i raporty audytora należy na ogół przechowywać dziesięć lat. Archiwizacja elektroniczna jest możliwa przy zapewnieniu integralności, dostępności i czytelności. Dla niektórych dokumentów mogą obowiązywać dłuższe terminy szczególne, zwłaszcza w VAT dotyczącym nieruchomości.

Prosta metoda w czterech krokach

1. Zebrać: poprosić o brakujące wyciągi, faktury, inwentaryzacje, umowy i informacje.
2. Uzgodnić: porównać każde istotne saldo z niezależnym źródłem lub szczegółowym uzasadnieniem.
3. Ocenić: przeanalizować wartość aktywów, ryzyka, koszty do przypisania i zobowiązania wobec powiązanych podmiotów.
4. Zatwierdzić: przejrzeć sprawozdanie z kierownictwem, udokumentować wybory, rozwiązać sygnały ostrzegawcze i przygotować zatwierdzenie.

Ta kolejność wydaje się elementarna. Zapobiega jednak większości przeciągających się zamknięć spowodowanych rozpoczęciem księgowania korekt przed zebraniem faktów.

Jak Delta Conseil SA może pomóc

Delta Conseil SA może zorganizować zebranie dokumentów, wykonać uzgodnienia, przygotować zapisy zamknięcia, sporządzić roczne sprawozdanie i informację dodatkową, uzgodnić VAT i płace, a następnie koordynować wymianę z audytorem i organami podatkowymi. Zakres dostosowujemy do wielkości firmy i jakości bieżącej księgowości.

Najczęstsze pytania

Czy fakturę otrzymaną w 2026 r. można jeszcze zaksięgować w 2025 r.?

Tak, jeśli świadczenie ekonomicznie dotyczy 2025 r. Należy wtedy ująć je jako koszt 2025 r., zwykle przez zobowiązanie wobec dostawcy lub bierne rozliczenie międzyokresowe, zależnie od dostępnych informacji.

Czy można utworzyć rezerwę wyłącznie w celu obniżenia opodatkowanego zysku?

Nie. Rezerwa musi odpowiadać ryzyku lub zobowiązaniu wynikającemu z już zaistniałych faktów i być oszacowana w możliwy do obrony sposób. Organ może doliczyć rezerwę nieuzasadnioną gospodarczo.

Czy biuro księgowe samo odpowiada za zamknięcie?

Nie. Biuro odpowiada za prawidłowe wykonanie zlecenia, lecz organy spółki zachowują obowiązki ustawowe. Muszą przekazać pełne informacje, przeanalizować sprawozdanie i działać przy sygnałach ostrzegawczych.

Czy różnicę VAT wykrytą przy zamknięciu trzeba natychmiast poprawić?

Tak. Korektę należy przesłać w rozliczeniu korygującym najpóźniej w okresie, w którym przypada 180. dzień po końcu roku. Najlepiej poprawić ją od razu po ustaleniu różnicy.

Jak długo przechowywać dokumentację zamknięcia?

Zasadniczo dziesięć lat według kodeksu zobowiązań. Niektóre przepisy podatkowe przewidują szczególne okresy, zwłaszcza dla dokumentów nieruchomości związanych z VAT.

Źródła urzędowe

• Kodeks zobowiązań, zwłaszcza art. 716a, 725–725b, 810, 957–958f i 699
• Rozporządzenie o prowadzeniu i przechowywaniu ksiąg rachunkowych (Olico)
• Federalna ustawa o podatku od wartości dodanej, zwłaszcza art. 70 i 72
• Federalna Administracja Podatkowa — Kontrola VAT i roczne uzgodnienie
• Federalna Administracja Podatkowa — Informacje o amortyzacji dla bezpośredniego podatku federalnego
• Federalna Administracja Podatkowa — Okólniki o stopach procentowych akceptowanych podatkowo, w tym na 2025 r.
• Portal MŚP SECO — Audytor i rodzaje badania

Redakcyjna data publikacji: 16 stycznia 2026 r.

Ostatnia weryfikacja prawna: 1 września 2026 r.